Щоб гарантувати, що донат на дрони піде на дрони, фонд мусить чимось платити бухгалтеру, банку, за хостинг і за пальне, коли треба поїхати по вантаж. Ми не вшиваємо ці витрати у збори на бригаду — для них окремий рахунок. Підтримувати його чи ні, вирішуєте ви.
Будь-який легальний благодійний фонд має витрати: подання звітності, банківські комісії за кожен платіж, юридичний супровід договорів, домен і хостинг, аудит. Фонд, який заявляє «0% витрат», або платить із чиєїсь кишені, або просто не показує цього рядка.
Ми вибрали третій варіант: визнати витрати відкрито й розвести їх із цільовими коштами по різних рахунках. Тоді фраза «кошти, задоновані на бригаду, не пішли на бухгалтера» — це не обіцянка, а банківська виписка.
Команда фонду не отримує оплати з благодійних внесків на потреби бригади. Якщо колись зʼявиться оплачувана роль — вона фінансуватиметься саме з цього напрямку, і ми напишемо про це у звіті окремим рядком, а не заховаємо в «інші витрати».
Саме те, що дає вам впевненість — окремі рахунки, місячна звітність, документи по кожній закупівлі, зовнішній аудит — має ціну. Хтось мусить це вести й за це платити. Якщо цього напрямку немає, гарантія тримається на добрій волі, а не на процедурі.
Фонд без оплаченої бухгалтерії затягує оформлення й оплату рахунків. Тиждень затримки на партії бортів — це тиждень, коли розрахунок працює без них. Адміністрування — не те, що стоїть між донором і фронтом, а те, що скорочує шлях між ними.
Є лише три способи покрити ці витрати. Тихо взяти з цільових зборів — нечесно. Платити з кишені засновників — тримається, поки тримається, і ставить фонд у залежність від однієї людини. Або зробити окремий прозорий напрямок. Ми вибрали третє.
На дрон приємно скидатися: видно результат. На банківську комісію — ні. Тому цей напрямок майже завжди недофінансований у всіх фондах. Якщо ви це читаєте й вам важлива саме прозорість — це найдешевший спосіб її оплатити.
Шість блоків. Жоден із них не є «зарплатою фонду» — це обовʼязкові витрати на те, щоб організація легально існувала, могла переказувати кошти й публічно звітувати. Перелік не вичерпний: нижче пояснюємо, чому.
Без цього фонд не може легально приймати гроші. Облік кожного внеску й кожної витрати, місячні звіти, річна фінансова звітність, подання до податкової, підтримання статусу неприбуткової організації.
Кожен платіж постачальнику має свою комісію, кожен рахунок — плату за обслуговування. Закордонний донат проходить валютний контроль. Це не «накладні витрати» — це ціна самої можливості переказати кошти постачальнику.
Договір про благодійну допомогу, договір із постачальником, акт приймання-передачі з військовою частиною. Кожен документ, яким ви потім перевіряєте фонд, хтось мусить скласти правильно — інакше він не має юридичної сили.
Звітність, за якою ви перевіряєте фонд, має десь лежати. Домен, хостинг, сторінки зборів, зберігання сканів документів — це те, що робить прозорість фізично можливою, а не декларативною.
Оригінали актів і накладних не існують у вигляді файлів. Їх треба друкувати, підписувати, пересилати між фондом, постачальником і частиною, а потім зберігати встановлені законом строки.
Зовнішня перевірка річної звітності — єдиний спосіб підтвердити цифри фонду не словом фонду. Аудитор працює за гроші, і ці гроші не можуть братися з коштів, які він перевіряє.
Операційна діяльність не вкладається в шість пунктів, і робити вигляд, що вкладається, було б нечесно.
Треба поїхати в інший регіон і забрати вантаж від постачальника — це пальне, інколи ночівля. Треба переслати оригінали документів — це пошта. Треба зважити, запакувати, перемаркувати партію перед відправкою — це витратні матеріали. Жодна з цих позицій не потрапить у шість блоків вище, але без них фонд не працює.
Тому формулювання таке: з цього рахунку покриваються будь-які витрати, що стосуються операційної діяльності фонду — забезпечення його здатності приймати кошти, купувати, передавати й звітувати.
Межа при цьому одна, і вона жорстка: з адміністративного рахунку не купується нічого, що йде в бригаду. Якщо позиція передається підрозділу за актом — вона оплачується з цільового рахунку, без винятків. Перетину між двома рахунками немає: не «ми намагаємось не змішувати», а по-різному кваліфіковані витрати на різних рахунках.
Зворотне теж вірно: поїздка по вантаж оплачується звідси, а сам вантаж — із цільового. В одному рейсі це можуть бути два різні платежі з двох різних рахунків, і в місячному звіті вони підуть у різні блоки.
Витрати цього напрямку входять у річну фінансову звітність фонду та в аудиторський висновок. Донор може запросити їх разом з іншими документами — на [email protected].
Окремий рахунок — не карт-бланш. Щоб напрямок не перетворився на «різне», ми фіксуємо межі публічно.
Платний трафік, реклама в соцмережах, сувенірка й брендована атрибутика з цього рахунку не оплачуються. Фонд розповідає про себе безплатно або не розповідає.
Заходи, презентації, поїздки на конференції, зустрічі з донорами за рахунок фонду. Якщо така поїздка потрібна — її оплачує той, хто їде.
Фонд не купує собі ноутбуки, меблі й не орендує приміщення. Команда працює зі свого. Зміниться — напишемо про це до того, як витратимо.
З цього рахунку ми не доплачуємо в цільові збори, хоч технічно могли б. Інакше звітність перестане збігатися. Якщо колись доведеться — покажемо окремим рядком.
Витрати покриють засновники й команда з власних коштів, як це робиться зараз. Цільові кошти на бригаду не чіпаються в жодному разі.
Якщо на напрямок зберуть більше, ніж фонд витратить за рік, різниця переходить у наступний рік цього ж напрямку — як резерв на аудит і непередбачені юридичні витрати.
Це окремий рахунок, не той, на який ідуть цільові внески на бригаду. Регулярні ₴200 сюди цінніші, ніж здається: саме вони роблять можливою звітність, за якою ви перевіряєте решту.
Адміністративний напрямок не розбивається на окремі збори — тільки переказ на рахунок. Банки monobank використовуються виключно під цільові збори на бригаду.
Банки немає за призначеннямРегулярний внесок навіть у 200 гривень на місяць дає фонду головне — можливість планувати, а не гасити пожежі.
